意見信箱受理哪些類型的案件？
本意見信箱主要受理與選委會所轄業務相關之案件，包含以下四大類別：
- 候選人相關事務：如與候選人相關之疑義洽詢、對資格不符人士之檢舉等。
- 競選活動相關：如賄選、違法進行競選活動、競選活動關聯事務洽詢等情事。
- 投開票相關事務：如投開票過程之爭議、辦理關聯事務有所不公等情節。
- 其他事項：法規諮詢、對本會之建議等。
- 選務人員及監察員相關：包括選務人員及監察員之遴聘、執勤及權責爭議等。
- 會員投票相關：投票權人資格認定及其他有關會員投票之相關疑義等。
倘若您欲反映之事項屬於其他機關之主管業務，建議您優先透過該機關之陳情管道聯繫處理。
填寫反映案件時，我需要準備哪些資料？
為利本會辦理您的案件，填寫表單時須提供以下必要資訊：
- 基本資料：包含您的真實姓名、學號（或單位職稱）。
- 聯絡方式：有效的電子郵件信箱，用於接收系統身分驗證碼 (OTP) 以及後續的各式通知信。
- 案件細節：案由主旨及具體內容描述，請盡量詳細敘述人事時地物之具體情節。
此外，您可以選擇性填寫發生地點，並上傳至多 2 份佐證附件（單一檔案最大限制為 10MB，支援 PDF、Office 文件、圖片及影音等多種常見格式）。
案件送出與身分驗證的流程為何？
填寫完案件資料後，系統會要求進行身分驗證，並發送一組 6 位數的單次驗證碼至您填寫的信箱中。輸入正確的驗證碼後即可正式送出案件。
完成送件後，系統將建立案件，並同步寄送包含案件編號及案件密碼之通知信至您所填寫的電子郵件信箱。請務必妥善保管此二項資訊，以利後續查詢進度。
若您確認已填寫有效電子郵件，卻無法接收本會發送的電子郵件，建議您可優先確認是否遭系統歸類為垃圾郵件。
選委會將如何辦理我的案件？
當您的案件成立並進入系統後，本會將依據標準作業程序進行處理：
- 初步審查：本會將於收件後 7 日內完成初步審查。若案件不符合受理規範，狀態將標示為「不受理」，本會將敘明具體理由並直接結案。
- 實質處理：經審查確認受理之案件，狀態將移至「處理中」。本會將於受理後 30 日內完成相關調查與處置並給予正式回覆。
- 延長辦理：若案情複雜需要額外調查時間，得依「淡江大學學生會選舉委員會意見信箱作業程序」延長處理時間一次，延長以 30 日為限。
案件處理完成後，狀態將更新為「已結案」，並由本會登錄調查結果與處置決議。詳情可參閱本站的辦理流程說明。
案件辦理完成後，我該如何查看結果？
您可以隨時前往首頁或點擊導覽列的「案件查詢」，進入進度查詢頁面。輸入您的「案件編號」、「案件密碼」以及頁面上顯示的「圖形驗證碼」後送出。
在明細紀錄頁面中，您可以檢視各階段的處理時間、當前狀態，以及選委會的正式機關回覆內容。若本會有提供進一步的處置附件，您也可以在該頁面透過本網站提供之附件檢視功能直接瀏覽。
如果忘記了「案件編號」或「案件密碼」怎麼辦？
案件送出成功當下，系統將於案件建立後寄送通知信至您填寫之電子郵件信箱。建議您可先至信箱（含垃圾郵件）搜尋相關通知信件。
若您遺失該項資訊，系統恕無法直接提供密碼找回或查詢服務。請透過電子郵件信箱（SAEC@o365.tku.edu.tw）聯繫本會人員協助。
我的個人資料與案件內容安全嗎？
本會非常重視您的個人資料與資訊安全。
本系統基於 Cloudflare 服務開發，所有資訊傳輸皆透過 HTTPS 加密，並儲存於 D1 資料庫。您的案件資料僅限經授權之管理人員依職務需要存取。
使用者欲檢視上傳之附件檔案時，系統採用中介代理伺服器（Proxy）技術，由本網站代為向雲端儲存空間取得檔案並提供瀏覽或下載服務，避免直接公開原始雲端硬碟連結及其儲存位置，降低資料外洩風險。
此外，若案件經管理員執行刪除程序，系統將同步執行資料刪除作業，將雲端硬碟中的關聯資料與檔案移至垃圾桶銷毀，確保您的資訊不會被無限期滯留。
信件寄送失敗清單是什麼？
為利會員瞭解案件通知寄送情形，本會設置「信件寄送失敗案件公告」專區。當系統通知信因電子郵件地址填寫錯誤、信箱儲存空間已滿、郵件伺服器拒收或其他因素致無法送達時，將依本系統作業機制辦理。
系統對寄送失敗之通知信將持續重試寄送；如自首次寄送失敗起連續 3 日仍無法成功送達，相關案件將列入首頁「信件寄送失敗案件公告」專區，並保留公告 30 日。為保障當事人隱私，公告內容僅揭露經遮蔽處理之電子郵件資訊及必要案件資訊，不會公開姓名、學號、案件內容或其他足以識別身分之個人資料。
由於本會無法確認寄件人是否得知案件資訊，亦無法提供案件編號、案件密碼或重新寄送通知信，公告清單所列案件將停止後續辦理，不予受理；如仍有反映需求，請重新填寫案件，並確認電子郵件地址可正常收信。